Pourquoi évaluer?

Trop souvent, les organisations perçoivent les évaluations comme un luxe, comme une chose qu'elles peuvent entreprendre lorsqu’elles ont le temps et l'argent nécessaires, lorsqu’un problème surgit ou lorsque les bailleurs de fonds les y obligent. Il est important d'effectuer périodiquement une évaluation et de le faire pour des raisons positives et constructives. Même si l'évaluation est faite à l’instigation d'un bailleur de fonds, c’est au conseil qu’il incombe de la faire et d’établir les objectifs qu'il veut atteindre.  

Certaines raisons justifient d'effectuer régulièrement des évaluations :  

• Améliorer le travail de l'organisation de façon constante
• Faire en sorte que les programmes et les services répondent aux attentes et aux objectifs fixés et apporter au besoin des modifications
• Rendre des comptes à la collectivité et aux personnes que l'organisation sert
• Répondre aux exigences des bailleurs de fonds
• Fournir des observations au personnel et aux bénévoles qui exécutent le travail de l'organisation  

L’évaluation est un exercice qui incombe au conseil d’administration et auquel il doit se livrer à intervalles réguliers. Il n’a pas à être expert en la matière ou à s’occuper de chaque étape du processus d’évaluation. Il s’agit plutôt pour lui d’enclencher le processus, de s’assurer de son bon déroulement et de faire en sorte que les résultats obtenus soient utilisés. Les membres du conseil doivent : 

• Évaluer périodiquement, en profondeur, l'efficacité de l'organisation à réaliser sa mission et ses plans. Cela fait habituellement partie du cycle de planification annuelle
• Évaluer et adapter le fonctionnement du conseil
• Examiner chaque année le rendement des cadres supérieurs qui relèvent directement du conseil d'administration 

L'évaluation est étroitement liée à la planification. Les résultats de l'évaluation :

• Constituent une source importante de renseignements qui appuieront les décisions du conseil en matière de planification
• Contribuent à évaluer la réalisation des plans du conseil d'administration

 

L'évaluation du conseil s’effectue à plusieurs niveaux :  

 

• Chaque année, afin de déterminer l'efficacité du conseil durant l'année; les comités du conseil d'administration doivent également être évalués annuellement
• À la fin de chaque réunion du conseil d'administration, afin de déterminer l'efficacité des réunions
• Au moyen d'une auto-évaluation

 

Processus d'évaluation en six étapes

 

1. Déterminer l'objet de l'évaluation

 

• Quel est l'objet de l'évaluation?
• Que souhaite-t-on savoir? Pourquoi? Comment les résultats de l'évaluation seront-ils utilisés?

2. Établir une structure d'évaluation. Voici quelques possibilités :

 

• Comité d’évaluation
• Évaluateur externe
• Auto-évaluation
• Combinaison de possibilités

3. Préparer le concept de l'évaluation 

• Sur quoi précisément portera l'évaluation?
• Comment définit-on le succès (et les degrés de succès) dans le programme ou l'organisation faisant l'objet de l'évaluation?
• Quels facteurs externes peuvent influencer le succès du programme ou de l'organisation?
• Quels renseignements faut-il avoir pour effectuer l'évaluation?
• Quels sont les outils appropriés pour recueillir les renseignements nécessaires?

4. Recueillir des renseignements

 

• Techniques communes de collecte de renseignements : entrevues, questionnaires, consultation de documents et de bases de données, enquêtes publiques, analyse de reportages médiatiques, groupes de discussion, etc.
• Sources d'information : clients, bénévoles, membres du conseil d'administration, du personnel et de la collectivité

5. Analyser l'information

 

• Il est souvent utile de consulter et d'analyser des renseignements pendant le processus d'évaluation, et non pas simplement à la fin, car on peut ainsi corriger des lacunes ou des problèmes, et commencer à relever des tendances et des conclusions possibles
• Il ne faut tirer aucune conclusion finale tant que tous les renseignements n'ont pas été recueillis et analysés

6. Action et mise en œuvre

• Après l'analyse, le conseil détermine les mesures à prendre à la lumière de l'évaluation 

Le but ultime de l'évaluation est d'améliorer le travail de l'organisation dans les domaines visés par l'évaluation, mais les renseignements recueillis peuvent être utilisés d'autres manières constructives.