Questions juridiques

Siéger à un conseil d'administration n'est pas une activité aussi périlleuse que certaines personnes le pensent. La prudence, l'honnêteté et la connaissance du fonctionnement de l'organisation permettent aux membres bénévoles du conseil de diriger l'organisation en toute bonne foi et d'éviter les pièges de la violation de la confidentialité, des conflits d'intérêt et de la responsabilité personnelle.

Toute activité comporte un certain risque. Cette affirmation vaut autant pour les organismes sans but lucratif et de bienfaisance que pour les personnes qui siègent au conseil d'administration. Lorsqu’une personne accepte de siéger au conseil d'administration d'un organisme communautaire bénévole, elle prend un certain risque personnel.

Les membres des conseils ont des devoirs et des obligations envers l'organisation et ses membres, envers le gouvernement et les gens que l’organisation touche directement (bénévoles, employés, personnes qui reçoivent les services, fournisseurs). Ces responsabilités s'accompagnent du risque d'être tenu responsable de certains problèmes. Par exemple, les membres du conseil d’administration peuvent être tenus responsables des salaires non payés.

Malheureusement, il n'existe pas de règle simple qui définisse les responsabilités possibles. La meilleure façon d'éviter les pièges et de réduire les risques est de se renseigner sur les obligations du membre du conseil d'administration et de les comprendre. L'ignorance délibérée et le manque de connaissance des affaires de l'organisation ne constituent pas des excuses satisfaisantes.

Afin de minimiser les risques, les membres du conseil doivent comprendre leurs responsabilités juridiques et envisager de respecter des lignes directrices pour réduire les risques de responsabilité personnelle. Ils doivent aussi comprendre les règlements de l'organisation ou les règles et procédures qu'elle suit dans la conduite de ses affaires.

Il importe aussi que les membres du conseil d’administration comprennent comment l'organisation gère le risque. Il est vital qu'elle porte attention à la gestion du risque afin de limiter sa responsabilité et de gérer les situations qui pourraient causer des dommages à l’organisation.

Obligations juridiques

Les membres des conseils d’administration doivent s’acquitter de trois types d’obligations :

1. Obligations à l’égard de l’organisation et de ses membres

Les membres des conseils d’administration sont assujettis aux obligations fiduciaires suivantes :

• Agir en faisant preuve de bonne foi et dans le meilleur intérêt de l’organisation
• S’abstenir de prendre part à des discussions ou à la prise de décisions concernant une affaire qui pourrait servir leurs propres intérêts ou ceux d’une personne avec laquelle ils ont des liens étroits
• Protéger la confidentialité de tous les renseignements dont ils disposent
  En outre, les membres des conseils d’administration ont le devoir d’agir avec la compétence dont ferait preuve une personne qui possèderait leur expérience et leur savoir-faire. Avant de prendre une décision, les membres d’un conseil doivent :
• Considérer l’ensemble des renseignements dont ils disposent
• Se renseigner au sujet des activités menées par l’organisation
• Participer aux réunions sur une base régulière
  

Les tribunaux ont statué qu’il n’était plus possible d’être un administrateur passif. L’ignorance ou la participation passive ne justifient pas que l’administrateur se soustrait à sa responsabilité juridique. Pour s’acquitter de cette obligation à l’égard de l’organisation, les membres du conseil doivent se familiariser avec les devoirs qui leur incombent ou, à tout le moins, s’assurer qu’ils disposent d’avis dignes de foi en matière de : 

• Fiscalité
• Emploi
• Gestion des ressources humaines
• Services à l’entreprise
• Information relative à la législation sur l’emploi
• Législation concernant le travail qu’ils accomplissent et les personnes qu’ils servent. (À titre d’exemple, les services de garde devront obtenir des permis spéciaux et satisfaire à certaines normes de diligence.)

Les membres des conseils d’administration doivent pleinement comprendre qu’il est essentiel de procurer à l’organisation une couverture d’assurance de biens et de responsabilité suffisante afin de la protéger contre les risques de pertes financières graves. Les administrateurs d’un organisme de bienfaisance doivent également connaître les autres obligations imposées du fait de ce statut, comme le pourcentage du budget que l’organisme est autorisé à consacrer à des activités d’administration ou de gestion et de représentation.

Pour obtenir de plus amples renseignements au sujet des obligations juridiques des organismes de bienfaisance, veuillez cliquer sur le lien suivant :

L'action sociale à l'ordre du jour : Préparer les membres des conseils d'administration bénévoles à l'établissement des politiques publiques - Un rapport de Bénévoles Canada
 
2. Obligations à l’égard des gouvernements

Les organisations sont régies tant par les lois fédérales que provinciales :

Loi de l’impôt sur le revenu

Les membres des conseils d’administration ont la responsabilité de veiller à ce que l’impôt sur le salaire et les charges sociales soit retenu à la source et soumis à l’Agence du revenu du Canada (ARC). S’ils ne respectent pas cette obligation et que l’organisation se voit dans l’incapacité de verser ces retenues, les administrateurs en seront rendus personnellement responsables, à moins qu’ils puissent démontrer qu’ils ont agi avec toute la diligence requise. Lorsqu’une organisation éprouve des difficultés financières, il convient de communiquer avec l’ARC ou avec un professionnel compétent afin de convenir des mesures à prendre pour éviter que ne soit engagée la responsabilité personnelle.

Loi pénale

Lorsqu’une société est accusée d’avoir commis une infraction en vertu du Code criminel, ses administrateurs peuvent en être tenus responsables s’ils ont participé, incité ou aidé à la commission du méfait reproché. Certaines questions de réglementation revêtent une telle importance pour le public que la responsabilité pénale des administrateurs de l’organisation prise en défaut est engagée, qu’ils aient eu ou non l’intention de commettre l’infraction ou même qu’ils en aient eu connaissance ou non. Les infractions environnementales constituent le meilleur exemple d’un tel principe.

Loi relative aux employés

La plupart des provinces rendent personnellement responsables les administrateurs des salaires ou des congés impayés, y compris le paiement d’indemnités de départ et d’heures supplémentaires.

Les administrateurs doivent exercer une diligence raisonnable afin de s’assurer que l’organisation qu’ils représentent se conforme aux lois et règlements concernant ce qui suit :

• Assurance-emploi
• Régime de pensions du Canada 
• TPS 
• Santé et sécurité au travail

3. Obligations à l’égard des personnes avec lesquelles traite l’organisation

Responsabilité civile

Lorsqu’une organisation cause des dommages à un tiers, elle en porte la responsabilité en tant qu’entité, ce qui exclut ses administrateurs. Cependant, on peut imputer une responsabilité personnelle aux administrateurs si ces derniers ont agi hors du cadre de leurs responsabilités ou s’ils ont participé à l’acte ayant causé le dommage. La plupart des organisations souscrivent à un régime d’assurance responsabilité civile dans le but de protéger les participants (ainsi que l’organisation elle-même). On peut couvrir le risque associé à la responsabilité personnelle de façon partielle ou complète en souscrivant à une assurance habituellement désignée sous le nom de « assurance responsabilité civile des dirigeants et des administrateurs » et en veillant à ce que les règlements de l’organisation contiennent une clause qui permet d’indemniser les administrateurs contre de telles erreurs reposant sur la bonne foi.
 
Pour en savoir davantage au sujet de la responsabilité des administrateurs, veuillez suivre le lien suivant :
Responsabilité des administrateurs : Document de travail sur la responsabilité légale, la gestion des risques et le rôle des administrateurs dans les organisations sans but lucratif.

Lignes directrices visant à réduire les risques de responsabilité personnelle

Voici en quoi consistent les obligations de l’administrateur :

Obligations personnelles

1.    Participer aux réunions du conseil d’administration autant que possible

2.    Lire les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration

3.    Demander que tous les rapports soient rédigés et distribués ou présentés oralement aux réunions du conseil d’administration

4.    Être au fait de l’objet, des buts et des programmes de l’organisation

5.    Veiller à ce que l’organisation réponde aux exigences de ses règlements et à celles de l’ARC

6.    S’assurer que les affaires de l’organisation sont gérées conformément à la mission et au mandat énoncés dans les statuts de celle-ci

7.    S’assurer qu’il est membre de l’organisation aux termes des règlements

8.    Éviter les conflits d’intérêts ou l’apparence de gains personnels

 

Obligations financières

 

9.      Être au fait des finances de son organisation, notamment du budget et du processus budgétaire

10.   Connaître le nom de la personne autorisée à signer les chèques et pour quel montant

11.   S’assurer que les livres de l’organisation sont vérifiés chaque année par un cabinet de vérificateurs

      de bonne réputation

 

Obligations envers les politiques de l’organisation

 

12.  S’assurer que les politiques sont rédigées clairement et sans ambiguïté et qu’elles sont mises à

      exécution

13.  Réclamer des politiques claires sur le personnel, entre autres des descriptions de poste et

      l’évaluation annuelle du personnel

14.   Exiger le respect des méthodes de mise en candidature et d’adhésion énoncées dans les règlements

15.   S’assurer que l’organisation possède une politique sur les obligations des bénévoles, leurs pouvoirs

      et leur admissibilité

16.   S’interroger sur toutes les questions touchant les politiques et les pratiques

 

Obligations à l’égard de l’image publique de l’organisation

 

17.   Connaître la perception du public en ce qui concerne l’organisation

18.  Examiner minutieusement et surveiller les publications que l’organisation diffuse